Datenschutzhinweise  D.I.B.-MV Mitgliederverwaltung im DIB

Vertragspartner für die D.I.B.-MV sind der Deutsche Imkerbund e. V. und der Imkerverband Hamburg e. V.
Der Datenbestand deines Vereins wird, wie mit Mail vom 03.08.2022 angekündigt,  ab 12.12.2022 in die neue D.I.B.-MV migriert werden.

Anhängend findest du die Datenschutzhinweise für die D.I.B.-MV ,
die vom IT-Dienstleister Syscape GmbH, Gilgenborn 44, 56179 Vallendar, als SaaS-Lösung betrieben wird.

Stand 10/2022 Informationen über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten in der Mitgliederverwaltungssoftware D.I.B.-Online-Mitgliederverwaltung, eine webbasierte Saas-Lösung der IT-Dienstleisters Syscape GmbH. 

Die Daten werden in einem deutschen Rechenzentrum von syscape gespeichert. 1. Kategorien personenbezogener Daten a) Folgende personenbezogene Daten können verarbeitet werden: Name, Vorname Titel Geschlecht Geburtsdatum Adresse Mitgliedsnummer E-Mail-Adresse(n) Fax-/Telefonnummer(n) Kontoverbindung Behörden-Registriernummer Daten zu Versicherungsfällen b) Zusätzlich können folgende nicht-personenbezogene Daten verarbeitet werden: Zeitschriftenabonnement Völkerzahl Funktionsbezeichnungen Teilnahme an Fortbildungen und Veranstaltungen Ehrungen Mitgliedsstatus Ein-/Austrittsdatum und Austrittsgrund 2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit c) Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten? Bei Mitgliedschaft in unserem Verein verwenden wir Ihre Daten zur Durchführung der satzungsgemäßen Vereinsführung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wenn Sie in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von personenbezogenen Daten eingewilligt haben, bildet Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten. Als gemeinnütziger Verein unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erforderlich sein. In bestimmten Fällen können wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten. Stand 10/2022 Ihre Daten können zu folgenden Zwecken verarbeitet werden: Erfüllung aller mit der Mitgliedschaft im Verein verbundenen Rechte und Pflichten Versand von Einladungen zu Mitgliederversammlungen und anderen Informationen Abrechnung von Beiträgen und Gebühren Geltendmachung rechtlicher Ansprüche bei Versicherungsfällen Nachweis der Berechtigung zum Bezug von Gewährverschlüssen des Deutschen Imkerbundes Erfüllung weiterer vertraglicher Pflichten Newsletterversand Aussendarstellung Datensicherheit 3. Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern, gemeinsam Verantwortlichen und Dritten Ihre Daten können an folgende Dritte übermittelt werden: Übergeordneter Imkerverband Deutscher Imkerbund e. V. Imkerversicherung IT-Dienstleister Syscape Hamburger Behörden Zeitschriftenverlage 4. Die folgenden Rechte stehen Ihnen zu: Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) 5. Widerrufsrecht Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Datenschutzhinweise für Mitglieder der Vereine zur D.I.B.-Online-Mitgliederverwaltung 

Die nachfolgenden Datenschutzhinweise sollen Sie als Vereinsmitglied, so wie in der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gefordert, über die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der D.I.B.-Online-Mitgliederverwaltung informieren und aufklären. Die folgenden Vereine bzw. Verbände sind gemeinsam für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Online-Mitgliederverwaltung verantwortlich: Ortsverein: Imkerverein Hamburg-Rahlstedt Mitgliedsverband: Imkerverband Hamburg e. V. Bundesverband: Deutscher Imkerbund e. V. Die oben genannten Vereine und Verbände, im Folgenden „Verantwortliche“ genannt, verarbeiten die von Ihnen im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft von Ihrem Ortsverein bzw. dem übergeordneten Mitgliedsverband erhobenen Daten mittels einer webbasierten EDV-Lösung, der D.I.B.-Online- Mitgliederverwaltung. Diese wird von der syscape GmbH (im Folgenden: syscape) als Cloud- Anwendung betrieben. Die Daten sind dabei in einem deutschen Rechenzentrum von syscape gespeichert und die Verantwortlichen können sich mittels Webbrowser an der D.I.B.-Online- Mitgliederverwaltung anmelden und darüber auf diese Daten zugreifen. Hierzu haben der Mitgliedsverband und der Deutsche Imkerbund e.V. (im Folgenden: D.I.B.) entsprechende Nutzungsverträge mit syscape geschlossen. Die Mitnutzung durch den Ortsverein ist dabei im Nutzungsvertrag des Mitgliedsverbands geregelt. Da im Rahmen der D.I.B.-Online-Mitgliederverwaltung personenbezogene Daten verarbeitet werden, unterliegt diese der DSGVO. Gemäß der DSGVO stellt syscape einen Auftragsverarbeiter sowohl des Mitgliedsverbands als auch des D.I.B. dar. Syscape ist somit strikt an die Weisungen dieser Auftraggeber gebunden und darf die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten weder für eigene Zwecke verarbeiten noch an sonstige Dritte ohne Zustimmung seiner Auftraggeber weitergeben. Deswegen haben der Mitgliedsverband und der D.I.B. ergänzend zu den oben genannten Nutzungsverträgen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit syscape geschlossen, in denen alle Datenschutzaspekte geregelt sind, um eine sichere und datenschutzkonforme Verarbeitung Ihrer Daten zu gewährleisten. Da die Verantwortlichen gemeinsam für die Verarbeitung Ihrer Daten in der D.I.B.-Online- Mitgliederverwaltung verantwortlich sind, fordert die DSGVO, dass diese eine entsprechende Vereinbarung zur „Verarbeitung personenbezogener Daten in gemeinsamer Verantwortlichkeit“ schließen. Darin ist insbesondere geregelt, wie die Beteiligten eine sichere und datenschutzkonforme Verarbeitung gewährleisten, wer für welche Verarbeitungstätigkeiten verantwortlich ist und wer bei welchen Verarbeitungen Ihre Rechte wahrzunehmen hat. Einen solchen Vertrag haben die Verantwortlichen geschlossen. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung Die Verantwortlichen verfolgen mit der D.I.B.-Online-Mitgliederverwaltung grundsätzlich den Zweck einer sicheren und effizienten Mitgliederverwaltung und eines ebensolchen Datenaustauschs sowie einer Unterstützung ihrer satzungsgemäßen Vereinsziele. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung stellt hierbei die Vertragserfüllung im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO dar, denn mit Ihrer Mitgliedschaft ist zwischen Ihnen und Ihrem Ortsverein ein Vertragsverhältnis zustande gekommen. Darüberhinaus kann die Verarbeitung auch auf Grundlage einer Interessenabwägung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Dies ist z. B. der Fall wenn die Datenverarbeitung nicht auf eine bestehende Mitgliedschaft gestützt werden kann, oder durch das bestehende Vertragsverhältnis nicht abgedeckte Verarbeitungsprozesse wie Mitgliederehrungen, statistische Auswertungen oder zur historischen Dokumentation der Vereinsgeschichte. Hierbei wägt der für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang Verantwortliche sein Interesse ab, Ihre Daten zu diesem Zweck zu verarbeiten und verarbeitet Ihre Daten nur, wenn sein Interesse das Ihre eindeutig überwiegt. Sie haben jedoch das jederzeitige Recht, einer solchen Verarbeitung zu widersprechen. Sofern einzelne Datenverarbeitungen Ihre vorherige Einwilligung erfordern sollten, stellt diese Einwilligung die erforderliche Rechtsgrundlage zu deren Verarbeitung gem Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO dar. Hierüber würden Sie dann im Rahmen der entsprechenden Einwilligungserklärung zuvor aufgeklärt werden, insbesondere auch über Ihr jederzeitiges Widerrufsrecht. Nachfolgend eine Auflistung der konkreten Verarbeitungszwecke der jeweiligen Verantwortlichen: • Ihr Ortsverein nutzt die D.I.B.-Online-Mitgliederverwaltung zur internen Verwaltung seiner Mitglieder, zur Pflege von Mitgliederdaten, die der Mitgliedsverband für seine Arbeit benötigt, sowie für Ehrungen und statistische Auswertungen. Der Zugriff erfolgt durch befugte Funktionsträger bzw. Mitarbeiter des Ortsvereins im erforderlichen Umfang. • Der Mitgliedsverband verantwortet grundsätzlich die EDV-Lösung, auf der die von den Verantwortlichen genutzte D.I.B.-Online-Mitgliederverwaltung basiert. Der Mitgliedsverband verarbeitet die darin enthaltenen Daten für die Berechnung von Mitgliedsbeiträgen, zur Unterstützung von Schadensregulierungen, Ausführung von Zeitschriften-Abos sowie im Zusammenhang mit Mitgliederehrungen und Schulungen. • Des Weiteren können die Daten vom Mitgliedsverband für statistische Erhebungen und Auswertungen in anonymisierter Form genutzt werden. Der Mitgliedsverband kann in Absprache mit dem Ortsverein auch die Erfassung und Pflege der Mitgliederdaten des Ortsvereins ganz oder teilweise übernehmen. Außerdem erfolgt die eigene Mitgliederverwaltung des Mitgliedsverbands in diesem System. Der Zugriff erfolgt durch befugte Funktionsträger bzw. Mitarbeiter des Mitgliedsverbands im erforderlichen Umfang. • Der D.I.B. verfügt zur Erfüllung seiner Aufgaben als Dachverband der angeschlossenen Mitgliedsverbände mittels einer speziellen Schnittstelle „Dashboard“ über lesenden Zugriff auf eine Teilmenge der in der D.I.B-Online-Mitgliederverwaltung gespeicherten Daten. So erfolgen im Zusammenhang mit dem Info- und Mitgliederservice des D.I.B., den Bestellungen von Waren oder Dienstleistungen des D.I.B. für Plausibilitäts-/Berechtigungsprüfungen sowie zur Honigmarktkontrolle Zugriffe auf Namen und Kontaktdaten, Völkeranzahl, Bestätigung über die Teilnahme an einem Honiglehrgang, das Geburtsdatum und die Vereinszugehörigkeit. Des Weiteren können diese Daten auch im Rahmen der Buchhaltung des Deutschen Imkerbundes sowie in anonymisierter Form für statistische Erhebungen und Auswertungen verwendet werden. Der Zugriff erfolgt durch befugte Funktionsträger bzw. Mitarbeiter des D.I.B. im erforderlichen Umfang. Speicherdauer Ihre Daten werden in der D.I.B.-Online-Mitgliederverwaltung grundsätzlich für den Zeitraum Ihrer Mitgliedschaft gespeichert. Danach werden Daten, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsverpflichtung unterliegen, z. B. Rechnungen, noch bis zum Ablauf dieser Aufbewahrungsfristen gespeichert. In Einzelfällen können bestimmte Daten einzelner Mitglieder auch dauerhaft zur historischen Dokumentation der Vereinsgeschichte gespeichert werden. Daten, für die keine Verpflichtung oder Berechtigung zur Speicherung besteht, werden datenschutzkonform gelöscht. Datenweitergabe an Dritte Ihre in der D.I.B.-Online-Mitgliederverwaltung gespeicherten Daten können für Verwaltungszwecke an Dritte weitergegeben werden. So kann z. B. im Rahmen eines Lastschrifteinzugs Ihre Bankverbindung an die jeweilige Hausbank übermittelt werden. Im Schadensfalle kann außerdem eine Weitergabe der gemeldeten Völkerzahl an die Imkerversicherung oder die Tierseuchenkasse erfolgen. Eine darüberhinausgehende Datenweitergabe an Dritte ohne Ihre Einwilligung ist nicht vorgesehen. Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU oder an internationale Organisationen Die Verantwortlichen übermitteln Ihre Daten nicht in Drittländer außerhalb der EU oder an internationale Organisationen. Ihre gesetzlich garantierten Rechte • Sie haben das Recht, von den Verantwortlichen jederzeit Auskunft über die von ihnen zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten. • Sie haben das Recht, von den Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen. • Sie haben das Recht, von den Verantwortlichen aus berechtigtem Grund zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. • Sie haben das Recht, von den Verantwortlichen aus berechtigtem Grund die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, z.B. für die Dauer der Prüfung eines Widerspruchs gegen die Verarbeitung oder eines Korrekturverlangens. • Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. • Sie haben das Recht, von den Verantwortlichen die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zur Übertragung an einen anderen Verantwortlichen in einem geeigneten Format zu erhalten oder - sofern technisch möglich - diese Daten direkt übertragen zu lassen. Sie können diese Rechte gegenüber jedem der oben genannten Verantwortlichen geltend machen. Sofern dieser nicht für die Wahrnehmung dieses Rechts zuständig sein sollte, wird er Ihr Anliegen an den zuständigen Verantwortlichen weiterleiten. • Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. 

Stand: Oktober 2022 Quelle: Deutscher Imkerbund e.V. ♦ www.deutscherimkerbund.de ♦ info@imkerbund.de